Kõik ettevõtted ei saa endale lubada suurt rahapuhvrit või krediidikontot, kust vajadusel laenu võtta. Eriti väiksemate ehitusettevõtete jaoks on äärmiselt oluline rahaasju ette näha ja teadlikult planeerida. Raha jäägi ettenägemine võimaldab planeerida ehitusmaterjalide ostu ja kindlustada, et maksud ja palgad saavad õigeaegselt tasutud. Kuid kuidas seda kõike vähese vaevaga saavutada?

Miks on raha jäägi prognoosimine oluline?

Kui rahaasjad on korrektselt planeeritud, teab ettevõtja täpselt, kui palju tal on vabu vahendeid ja millal võivad tekkida puudujäägid. See aitab vältida olukordi, kus võlgniku staatus avalikes registrites hakkab ärile probleeme tekitama. Samuti on oluline, et töötajate palkade ja maksude tasumine toimuks õigeaegselt, kuna need on iga ettevõtte finantstegevuse kriitilised osad.

Kuidas raha jääki prognoosida raamatupidamise programmide abil?

Kõige lihtsam viis raha jäägi prognoosimiseks on kasutada kaasaegset raamatupidamise tarkvara, millel on selline funktsionaalsus juba sisse ehitatud. Tänapäevased programmid, näiteks SmartAccounts, teevad prognoosimise lihtsaks ja kasutajasõbralikuks. Need arvestavad:

• raha laekumise müügiarvete tähtajal
• ostuarvete tasumise maksetähtajal
• maksude tasumised maksude tähtajal
• palgasummad palgapäeva seisuga

Kui raamatupidajal on kuludokumendid programmi kantud, siis piisab, kui logid samuti sinna programmi sisse ja näed vajalikku raha prognoosi järgnevaks 30ks päevaks.

Sellise süsteemi abil näed kohe, millised summad peavad tulevikus kontole laekuma ning millised kulud on peagi ees ootamas. Näiteks, kui laekumised on oodata hiljemalt 08.11, saad ajutiselt peatada ostuarvete tasumise või vajadusel võtta väike laen. Oluline on märkida, et prognoos põhineb hetkeolukorral ja ei arvesta võimalikke tulevikus tekkivaid lisakohustusi.

Eelpool toodud näide pärineb programmist SmartAccounts, mida soovitan ettevõtjatele. Lisaks mõistlikule hinnastamisele ja suurepärasele kasutusmugavusele saab ettevõtja ligipääsu kogu oma firma andmetele, et vaadata ise bilanssi ja kasumiaruannet või mõne kliendi võlgnevusi.

Mis siis, kui sul pole spetsiaalset raamatupidamise programmi?

Kui sinu raamatupidamisprogramm ei paku raha jäägi prognoosimise võimalust, ei ole kõik veel kadunud. Siin tuleb appi vana hea Excel, mille abil saad samuti prognoosi koostada. Loomulikult on see manuaalne protsess ja nõuab veidi rohkem tähelepanu, kuid piisava hoolikusega saab ka Excelist tõhus tööriist.

Väike abikäsi raamatupidajalt võib olla suureks eeliseks – nende kogemused ja teadmised võimaldavad koostada täpsemaid ja usaldusväärsemaid prognoose. Seega tasub kaaluda, kas on mõttekas investeerida rohkem aega ja ressursse tulude kasvatamisse, samal ajal kui professionaal hoolitseb numbrite eest.

Siit saab lähemalt lugeda, kuidas raamatupidamisega seotud asjade „ise tegemine“ võib tulu asemel hoopis kahju tuua.

Lihtne Exceli tööriist raha jäägi prognoosimiseks

Kui otsustad Exceli kasuks, oleme välja töötanud lihtsa rahaprognoosi malli, mida saad kasutada. Sisesta sinna kõik vajalikud andmed, nagu laekumiste ja kulude kuupäevad ning summad, ja programm arvutab automaatselt, milline on eeldatav lõppseis. See võib küll võtta aega ja nõuda veidi harjutamist, kuid tulemused võivad olla märkimisväärsed.

Excelis töötades on oluline:

• Hoida andmed ajakohased ja täpsed
• Sisestada kõik prognoositavad tulud ja kulud
• Arvestada võimalike hilinemistega maksetes
• Kontrollida pidevalt, kas prognoos vastab tegelikkusele

Kuidas tagada usaldusväärne raha jäägi prognoos?

Raha jäägi prognoosimine ei pea olema keeruline. Siin on mõned soovitused, mis aitavad sul seda teha võimalikult täpselt:

1. Kasuta usaldusväärset raamatupidamise tarkvara: Kui sul on võimalus, investeeri tarkvarasse, mis teeb suurema osa tööst sinu eest. Näiteks SmartAccounts võimaldab vaadata kogu ettevõtte finantsseisu ja teeb raha jäägi prognoosimise lihtsaks.
2. Ole järjepidev andmete sisestamisel: Korralik andmete sisestamine on täpse prognoosi alus. Jälgi, et kõik arved ja maksed oleksid süsteemi kantud.
3. Võta arvesse ootamatusi: Ära unusta, et isegi parimad prognoosid võivad vahel eksida. Seega on mõistlik jätta alati väike puhver ootamatute kulude katmiseks.

Kokkuvõte

Raha jäägi prognoosimine on oluline osa igapäevasest äritegevusest, eriti väiksemate ettevõtete puhul, kelle rahavoog on piiratum. Kasutades kaasaegseid raamatupidamisprogramme või ka lihtsaid Exceli tabeleid, on võimalik täpselt hinnata, millal võib tekkida vajadus lisaraha järele või millal saab turvaliselt uusi investeeringuid teha.

Olenemata sellest, kas kasutad spetsiaalset tarkvara või koostad prognoosi käsitsi, on oluline järjepidevalt jälgida rahavoogu ja tagada, et su ettevõte oleks alati maksude ja palkade tasumiseks valmis.

Martin / Nordfinance