Oma dokumentide edastamisest raamatupidajale ei pääse ükski ettevõtja. Protsess võiks olla võimalikult kiire ja mugav, sest eraldi väärtust see töölõik ei loo. Suuremas ettevõttes võid paberil kuludokumendid raamatupidaja lauanurgale viia, kuid väikeettevõtjal on see tavaliselt veidi aeganõudvam. Kuid kas peab olema? Loe järgnevat ülevaadet ja saa teada, kas saaksid seda protsessi enda jaoks mugavamaks muuta.

1. tase: Tiguposti / pakiautomaadi kasutajad tunnevad end mugavalt, kui prindivad kõik dokumendid välja ja lisavad paberil olevad kassaaparaatidest saadud ostudokumendid ühte ümbrikusse ja panevad selle raamatupidaja poole teele. Ajakulu niimoodi tegutsedes on üsna suur, lisaks veel paberikulu keskkonna seisukohast.

Eelnevale lisandub veel variant, kus tehakse spetsiaalne sõit raamatupidaja juurde paberdokumentide kohale viimiseks. Ajakulu on veelgi suurem ja tegevus tüütum. Mõnele muidugi sobib igakuine kohtumine ja vajadusel asjade arutamine.

2. tase Paber + digi: veidi kaasaegsem ettevõtja edastab e-mailile tulnud arved digitaalselt ja ülejäänud dokumentidega valib tiguposti / pakiautomaadi / isikliku kohaletoimetamise vahel. Ta saavutab väikese ajavõidu, sest ei pea osasid dokumente välja printima.

3. tase Printer-skänner: ettevõtja on valinud (transpordi)aega kokkuhoidvama võimaluse ja skänneerib printer-skänneriga paberil dokumendid ning edastab kõik digitaalselt. Kui ei kasutata just spetsiaalset kuludokumentide skännerit (automaatne laadimine, pilve üleslaadimine), võtab see protsess ühe dokumendi kohta üsna palju aega.

4. tase Pildid telefonist: Telefoniga pildistamine on kiireim dokumentide digitaliseerimise viis. Lisaks saab need ka otse pildikaustast või äpist raamatupidajale edastada kasutades tavalist e-maili, Google Drive-i / Dropbox-i või muud sarnast pilveteenust. Uuendusmeelsed raamatupidajad lasevad pildistatud dokumendid edastada otse tekstituvastusprogrammi (nt Envoice, Omniva vms) või kasutavad Envoice või CostPocket äppe.

5. tase: 100% e-arved: Ettevõttes liiguvad ainult e-arved ja eraldi vajadus dokumentide käsitsi edastamiseks puudub! Kogu vajalik info liigub läbi vahendaja (Omniva, Fitek vms) raamatupidamise programmi ja ajakulu nii ettevõtjal kui ka raamatupidajal kulude kajastamiseks on minimaalne.

See on küll parim, kuid hetkel veel tehniliste lahenduste tõttu enamikele ettevõtjatele kättesaamatu. Küllap on 100% e-arvete kasutamine lähitulevikus täitsa võimalik, kui näiteks jaekauplustes tehtud ostude dokument edastatakse soovi korral juba kassas olles otse telefoni.

Millisel tasemel oled sina? =)

Kui toimetad veel paberitega, siis soovitan 3 kuud proovida telefoniäpiga dokumentide digitaliseerimist. Selle ajaga saab protsess piisavalt selgeks ja ajavõit on ilmne. Oma klientidega digidokumentidele üleminekul on neile kõige keerulisem uue meetodiga alustamine ja käima saamine. Need, kes on sellega hakkama saanud, enam paberite juurde tagasi ei pöördu.

Martin / Nordfinance