Raamatupidamine on iga ettevõtte jaoks vältimatu ja oluline teenus, mis võib aga oluliselt mõjutada sinu ettevõtte kulusid. Kuigi on võimalik ka ise raamatupidamise põhitõed ära õppida ja numbritega ise tegeleda, on paljud väikeettevõtjad otsustanud kasutada professionaalsete raamatupidajate abi, et tagada töö kvaliteet ja täpsus.

Kui oled otsustanud raamatupidamise teenust sisse osta, siis hea uudis on see, et on täiesti võimalik vähendada nende teenuste kulusid – ja seda täiesti ausalt ning legaalselt, mitte läbi keeruliste JOKK skeemide. Tavapärasel väikeettevõttel võib see tähendada kuni 30% kokkuhoidu!

Aga kuidas seda siis teha? Vaatame lähemalt!

Miks on raamatupidamise teenuse hind nii kõrge?

Raamatupidamise teenuste hinnad kujunevad tihtipeale kannete arvu põhjal. Mida rohkem raamatupidamise programmis kandeid tehakse – olgu selleks siis ostuarved, müügiarved, pangamaksed, palgaarvestused või põhivara amortisatsioon –, seda suuremaks kujuneb ka teenuse hind.

Näiteks iga kord, kui maksad ettevõtte arveid või esitad müügiarve, lisandub raamatupidamise programmile üks kanne. Ja kui neid kandeid koguneb kuu jooksul palju, tõuseb teenuse hind märgatavalt. Kuid kuidas saaksime kandeid vähendada, ilma et ettevõtte tegevus kannataks?

Nutikad nipid raamatupidamise teenuse optimeerimiseks

1. Optimeeri pangatehingud ja teenustasud

Väga sageli peitub kokkuhoiu võti just pangateenuste optimeerimises. Iga pangamakse või ülekande eest maksad lisaks pangale ka raamatupidajale, sest iga tehing tähendab uut kannet. Mõnikord võib üks pangatehing maksma minna isegi kuni 2,16 eurot, arvestades nii panga kui raamatupidaja tasu.

Selle vältimiseks tasub kaaluda panga teenustasude hulga vähendamist kasutades pankade kuutasudega pakette või pangakontot, millel teenustasud puuduvad. Samuti võid püüda vähendada tehtavate ülekannete sagedust, koondades makseid näiteks kord nädalas või kord kuus. See aitab oluliselt vähendada kandeid ja seega ka raamatupidamise teenuse arvet.

2. Arvesta amortisatsiooni kord aastas, mitte igakuiselt

Amortisatsioon on üks neist kande liikidest, mis sageli koguneb, kuid mille sagedust saab vähendada. Lepi oma raamatupidajaga kokku, et amortisatsiooni arvestataks kord aastas ja mitte igakuiselt. See vähendab raamatupidamiskandeid ja aitab hoida teenuse kulusid madalamal. Igakuine amortisatsiooniarvestus ei ole alati vajalik, eriti kui tegu on väikeettevõttega, kus põhivara lisandumine on harv.

3. Tõsta põhivara arvele võtmise piirmäära

Tavaline põhivara arvele võtmise piirmäär on 500–1000 eurot, kuid selle tõstmine 3000–5000 euro peale võib oluliselt vähendada kandeid. See tähendab, et väiksemad seadmed ja tööriistad ei kajastu põhivarana ja neid ei pea raamatupidamises amortiseerima. Kui soovid aruannetes siiski detailsemat ülevaadet, tuleks seda otsust kaaluda.

4. Väldi kulude periodiseerimist aastasiseselt

Periodiseerimine ehk kulude ja tulude jaotamine kindlate perioodide vahel võib tekitada lisakandeid. Kui sul ei ole otsest vajadust kuupõhise või kvartalipõhise aruandluse järele, väldi seda aastasiseselt. Aasta lõpus saab tehtud ühe kokkuvõtva perioodiseerimise, mis vähendab kuus tekkivate kannete arvu.

5. Optimeeri aastaaruande koostamist

Aastaaruande koostamine võib olla oluline kulukoht, kuid ka siin on võimalik kokku hoida. Üks võimalus on leppida raamatupidajaga kokku, et aastaaruanne sisaldab ainult seadusega nõutud lisasid, nagu arvestuspõhimõtted, tööjõukulud ja seotud osapooled. Vabatahtlikke ja täiendavaid lisasid, nagu detailne majandustegevuse analüüs või põhivara põhjalikud ülevaated, saab tihti jätta välja, kui need ei ole hädavajalikud. See võib oluliselt vähendada aastaaruande koostamise töömahtu ja seeläbi ka teenuse hinda. Mida lihtsam ja selgem on aruanne, seda soodsamaks see kujuneb.

6. Koosta ise müügiarved raamatupidamise programmis

Paljud veebipõhised raamatupidamisprogrammid võimaldavad ettevõtjal ise müügiarveid koostada. Kui teed seda ise, vähendad raamatupidajale jäävate kannete hulka, mis omakorda vähendab kuutasu.

7. Kasuta e-arveid

Kui sinu ettevõte saab kuus rohkem kui paar paarkümmend ostuarvet, tasub kaaluda e-arvete kasutamist. See vähendab raamatupidaja töökoormust, kuna andmete sisestamine toimub automaatselt, mistõttu võib ka teenuse hind langeda.

8. Kütuse- ja muud korduvad ostud koonda kokku

Kui sul on ettevõttes mitu sõidukit ja tangid tihti ettevõtte autodele kütust, sõlmi leping enimkasutatavate tanklaga, et tasuda kord kuus ühe koondarvega. Selle asemel, et iga kütuseostu eest eraldi maksta, väheneb kannete arv märkimisväärselt. Näiteks kui tangid 10 korda kuus, võiks kütuse kulude raamatupidamise kulu olla 2o kande (10 kannet ostude eest + 10 kannet tasumiste eest = 20 kannet kokku x kande hind (näiteks 2 eurot) = 40 eurot) asemel hoopis 2 kannet (ehk 4 eurot).

Kokkuvõtteks

Raamatupidamise teenuste kulu sõltub tihti ettevõtte tegevuse spetsiifikast, kuid kandepõhise hinnastamise teadlik optimeerimine võib tuua kaasa märkimisväärse kokkuhoiu. Kriitilise pilguga kulude ja tehingute sageduse ülevaatamine ning mõned lihtsad muudatused võivad aidata vähendada kuni 30% raamatupidamise teenuse kuludest. See on tõhus viis hoida ettevõtte rahaasjad korras ja samal ajal kulud kontrolli all.

Kas teadsid neid kannete põhjal hinnastamise üksikasju või pole sa kunagi hinnakirja ja kuutasu kujunemisse süvenenud? Meil on igatahes selge ja läbipaistev hinnastamine — tead juba kuu dokumente kokku pannes, milline tuleb järgmine raamatupidamise teenuse arve. Huvi korral vaata lähemalt siit!

PS! Kas maksuvabadest tervise edendamise kuludest oled kuulnud ja kasutad enda ja töötajate heaks ära?

Martin / Nordfinance