5 võimalust, kuidas edastada raamatupidajale dokumente
Oma dokumentide edastamisest raamatupidajale ei pääse ükski ettevõtja. Protsess võiks olla võimalikult kiire ja mugav, sest eraldi väärtust see töölõik ei loo. Suuremas ettevõttes võid paberil kuludokumendid raamatupidaja lauanurgale viia, kuid väikeettevõtjal on see tavaliselt veidi aeganõudvam. Kuid kas peab olema? Loe järgnevat ülevaadet ja saa teada, kas saaksid seda protsessi enda jaoks mugavamaks muuta.
Esimene tase: tigupost ja pakiautomaat
Mõnele on paberdokumentide saatmine posti või pakiautomaadi kaudu endiselt mugav valik. Sa prindid kõik kuludokumendid välja, paned need kenasti ümbrikusse ja saadad teele. See tundub küll lihtne, kuid tegelikult on ajakulu päris suur – lisaks ka keskkonnale mitte kõige säästlikum, kuna paberikulu on märkimisväärne. Kui aga eelistad igakuiseid kohtumisi raamatupidajaga ja naudid isiklikku suhtlust, võib see variant sulle sobida.
Teine tase: Paber ja digitaalne kombinatsioon
Kui täielik üleminek digidokumentidele tundub veel liiga suur samm, siis võid valida lahenduse, kus osa dokumente saadetakse e-postiga ja ülejäänud postiga. Näiteks saad digitaalselt edastada kõik e-mailile saabunud arved, kuid ülejäänud paberdokumendid viid endiselt postkontorisse või raamatupidajale isiklikult. Ajakulu on küll väiksem kui täielikult paberdokumentidega tegutsedes, kuid siiski jääb see traditsioonilisemaks meetodiks.
Kolmas tase: Printer-skänneri kasutamine
Kui tahad vähendada ajakulu ja olla samal ajal keskkonnasõbralikum, siis on hea lahendus paberdokumentide skaneerimine. Printer-skänneri abil saad kõik vajalikud kuludokumendid digitaalselt edastada, mis säästab transpordile kuluvat aega ja vaeva. Siiski, kui sul pole spetsiaalset kuludokumentide skännerit, võib see protsess ühe dokumendi puhul päris palju aega võtta. Seda meetodit kasutades jõuad aga suure sammu lähemale paberivabale raamatupidamisele.
Neljas tase: Telefoniga pildistamine
Kui otsid kiiremat ja mugavamat lahendust, siis telefoniga kuludokumentide pildistamine on vaieldamatult üks lihtsamaid viise dokumentide digitaliseerimiseks. Saad need kohe otse telefonist saata raamatupidajale läbi e-maili või mõne pilveteenuse nagu Google Drive või Dropbox. Uuendusmeelsed raamatupidajad võivad pildid otse saata tekstituvastusprogrammidesse nagu Envoice või kasutada spetsiaalseid rakendusi nagu CostPocket. See vähendab veelgi ajakulu ning muudab dokumentide töötlemise sujuvamaks.
Viies tase: 100% e-arved
Täielik üleminek e-arvetele on iga ettevõtja unistus. See tähendab, et kõik kuludokumendid liiguvad otse raamatupidamise programmi läbi vahendajate nagu Omniva või Fitek. Ei ole enam vajadust dokumente käsitsi edastada, kogu protsess on automatiseeritud ja ajakulu on minimaalne. Kuigi see meetod on veel tehniliste lahenduste tõttu paljudele ettevõtetele kättesaamatu, liigume siiski ajastusse, kus e-arved saavad standardiks. Näiteks võivad jaekauplustes tehtud ostude kviitungid jõuda kohe pärast ostu otse sinu telefoni.
Millisel tasemel oled sina?
Kas tegutsed veel paberitega või oled juba üle läinud digidokumentidele? Kui oled alles paberdokumentidega tegutsemas, tasub kindlasti kaaluda vähemalt kolmandale või neljandale tasemele liikumist. Näiteks võid proovida järgmise kolme kuu jooksul dokumentide digitaliseerimist telefoniäpi abil. Selle ajaga muutub protsess sulle oluliselt selgemaks ja ajavõit hakkab silma paistma.
Paljude ettevõtjate jaoks on paberivaba raamatupidamisele üleminekul kõige keerulisem just uue süsteemi käivitamine ja sellega harjumine. Kuid need, kes on juba digilahendused kasutusele võtnud, ei vaata enam tagasi paberdokumentide poole. Nii sina kui ka sinu raamatupidaja säästate aega ja vaeva ning ettevõtte dokumentide haldamine muutub palju sujuvamaks ja kaasaegsemaks.
Martin / Nordfinance
