fbpx
+372 5650 3225E-R 10:00-17:00

5 võimalust, kuidas edastada raamatupidajale dokumente

5 võimalust, kuidas edastada raamatupidajale dokumente

Oma dokumentide edastamisest raamatupidajale ei pääse ükski ettevõtja. Protsess võiks olla võimalikult kiire ja mugav, sest eraldi väärtust see töölõik ei loo. Suuremas ettevõttes võid paberil kuludokumendid raamatupidaja lauanurgale viia, kuid väikeettevõtjal on see tavaliselt veidi aeganõudvam. Kuid kas peab olema? Loe järgnevat ülevaadet ja saa teada, kas saaksid seda protsessi enda jaoks mugavamaks muuta.

Esimene tase: tigupost ja pakiautomaat

Mõnele on paberdokumentide saatmine posti või pakiautomaadi kaudu endiselt mugav valik. Sa prindid kõik kuludokumendid välja, paned need kenasti ümbrikusse ja saadad teele. See tundub küll lihtne, kuid tegelikult on ajakulu päris suur – lisaks ka keskkonnale mitte kõige säästlikum, kuna paberikulu on märkimisväärne. Kui aga eelistad igakuiseid kohtumisi raamatupidajaga ja naudid isiklikku suhtlust, võib see variant sulle sobida.

Teine tase: Paber ja digitaalne kombinatsioon

Kui täielik üleminek digidokumentidele tundub veel liiga suur samm, siis võid valida lahenduse, kus osa dokumente saadetakse e-postiga ja ülejäänud postiga. Näiteks saad digitaalselt edastada kõik e-mailile saabunud arved, kuid ülejäänud paberdokumendid viid endiselt postkontorisse või raamatupidajale isiklikult. Ajakulu on küll väiksem kui täielikult paberdokumentidega tegutsedes, kuid siiski jääb see traditsioonilisemaks meetodiks.

Kolmas tase: Printer-skänneri kasutamine

Kui tahad vähendada ajakulu ja olla samal ajal keskkonnasõbralikum, siis on hea lahendus paberdokumentide skaneerimine. Printer-skänneri abil saad kõik vajalikud kuludokumendid digitaalselt edastada, mis säästab transpordile kuluvat aega ja vaeva. Siiski, kui sul pole spetsiaalset kuludokumentide skännerit, võib see protsess ühe dokumendi puhul päris palju aega võtta. Seda meetodit kasutades jõuad aga suure sammu lähemale paberivabale raamatupidamisele.

Neljas tase: Telefoniga pildistamine

Kui otsid kiiremat ja mugavamat lahendust, siis telefoniga kuludokumentide pildistamine on vaieldamatult üks lihtsamaid viise dokumentide digitaliseerimiseks. Saad need kohe otse telefonist saata raamatupidajale läbi e-maili või mõne pilveteenuse nagu Google Drive või Dropbox. Uuendusmeelsed raamatupidajad võivad pildid otse saata tekstituvastusprogrammidesse nagu Envoice või kasutada spetsiaalseid rakendusi nagu CostPocket. See vähendab veelgi ajakulu ning muudab dokumentide töötlemise sujuvamaks.

Viies tase: 100% e-arved

Täielik üleminek e-arvetele on iga ettevõtja unistus. See tähendab, et kõik kuludokumendid liiguvad otse raamatupidamise programmi läbi vahendajate nagu Omniva või Fitek. Ei ole enam vajadust dokumente käsitsi edastada, kogu protsess on automatiseeritud ja ajakulu on minimaalne. Kuigi see meetod on veel tehniliste lahenduste tõttu paljudele ettevõtetele kättesaamatu, liigume siiski ajastusse, kus e-arved saavad standardiks. Näiteks võivad jaekauplustes tehtud ostude kviitungid jõuda kohe pärast ostu otse sinu telefoni.

Millisel tasemel oled sina?

Kas tegutsed veel paberitega või oled juba üle läinud digidokumentidele? Kui oled alles paberdokumentidega tegutsemas, tasub kindlasti kaaluda vähemalt kolmandale või neljandale tasemele liikumist. Näiteks võid proovida järgmise kolme kuu jooksul dokumentide digitaliseerimist telefoniäpi abil. Selle ajaga muutub protsess sulle oluliselt selgemaks ja ajavõit hakkab silma paistma.

Paljude ettevõtjate jaoks on paberivaba raamatupidamisele üleminekul kõige keerulisem just uue süsteemi käivitamine ja sellega harjumine. Kuid need, kes on juba digilahendused kasutusele võtnud, ei vaata enam tagasi paberdokumentide poole. Nii sina kui ka sinu raamatupidaja säästate aega ja vaeva ning ettevõtte dokumentide haldamine muutub palju sujuvamaks ja kaasaegsemaks.

Martin / Nordfinance

Siim Männart
Siim Männart
CEO, IT specialist / Stackist OÜ

Siim Männart

Koostöö Martiniga on tõhus ning tema hoole all on meie ettevõtte raamatupidamine alati korras. Ta valdab oma eriala suurepäraselt, muu hulgas ka investeeringute raamatupidamist, ning jagab ettenägelikult nõuandeid, kuidas asju paremini teha. Kui mul siiski mõni küsimus tekib, saab see alati kiire ja asjaliku vastuse.

Märt Lepik
Märt Lepik

Märt Lepik

Saan oma mitmete organisatsioonide raamatupidamise rahulikult Martinile usaldada. Hindan kõrgelt sõbralikkust ja kiiret suhtlemist – tänu sellele saan alati vabalt vajalikke teemasid telefoni teel arutada ja tekib kindlustunne, et finantsid on heades kätes.

Rain Männikus
Rain Männikus

Rain Männikus

Töötan Martiniga alates 2022. aastast. Tema töö on kiire ja korralik. Mulle meeldib, et puuduolevatest dokumentidest annab aegsasti ja põhjalikult teada.

Nikolay Roll
Nikolay Roll

Nikolay Roll

I like how everything is simple and easy with Martin. If i have a question he is there to answer it. He has set up a system of tools which are easy to manage and stress free. He is guiding me through things so accounting is a breeze. Highly recommend!

Drinks International

Drinks International

For reliable financial expertise, Nordfinance is unmatched. Their detailed approach ensures very accurate bookkeeping, tax preparation, and insightful financial analysis, allowing businesses to thrive with confidence.

Tõnu / Esteiron
Tõnu Ojanurm

Tõnu

Ehitussektoris on oluline ehituse eelarve jälgimine ja võrdlemine tegelike kuludega kuna see mõjutab otseselt meie projektide edukust. Nordfinance teenus on pakkunud meile täpselt seda, mida vajame – täpsust, usaldusväärsust ja professionaalset tuge. Oleme koostöös loonud toimivad protsessid, mis võimaldavad vähese ajakuluga asjadel silma peal hoida. Olen eriti tänulik Martini kiirele reageerimisele ja paindlikkusele, mis on olnud suureks abiks meie kiiretel tööperioodidel. Nordfinance-i teenus on andnud meile kindluse, et finantsasjad on korras ja see võimaldab meil keskenduda sellele, mida me kõige paremini oskame – kvaliteetse ehitusteenuse pakkumisele.

Kristo Post
Kristo Post
IT valdkond (Hoolduskeskuse eestvedaja) / CWS OÜ

Kristo

Nordfinance-i raamatupidamisteenus on olnud tõeline abikäsi minu ettevõtete juhtimisel. Üksikettevõtjana pean paljudele asjadele ise tähelepanu pöörama, aga tänu teie usaldusväärsele teenusele saan muretult keskenduda oma äritegevusele. Olete alati olemas, kui mul on küsimusi või vaja nõu ja ma hindan teie põhjalikkust. Olen väga rahul ja soovitan teid kindlasti ka teistele!

Maarja Hallik
Maarja Hallik
CEO / GTL Lab

Maarja

Suur aitäh KOGU sinu abi eest möödunud aastal! Sa oled imeline!

Asnate Tuulik
Asnate Tuulik
Juhatuse liige / Eesti Montessori Ühing

Asnate

Martin hoolitseb Eesti Montessori Ühingu raamatupidamise eest. Ühingu tegemistest lähemalt kuuldes tekkis tal endal huvi meid selles osas aidata. Küsimuste tekkimisel saame temaga mugavalt Messengeris nõu pidada. Kui mõnikord on välja tulnud, et mõni dokument on puudu jäänud, siis on ta kordusarvete küsimise enda peale võtnud ja meie aega säästnud. Kõik raamatupidamise- ja maksuküsimused leiavad temaga lahenduse!

Samuel Markus Reinaru
Samuel Markus Reinaru

Sam

Nordfinance oskab anda asjakohaseid vastused raamatupidamisalastele küsimustele. Meeldiv teenindus!

Georg
Georg Allikas

Georg

Olen väga rahul Nordfinance raamatupidamisteenusega. Olen väikeinvestor ja saan oma küsimustele kiirelt asjalikud vastused. Koostöö on sujunud väga ladusalt. Soovitan!

Liis Siiroja
Liis Siiroja
Founder / KideoCall

Liis Siiroja

Aitäh sulle, Martin, et meid selle projekti juures toetasid!! Oled usaldusväärne, kiire, paindlik ja alati valmis kaasa mõtlema - mega abi ja mega koostööpartner! :)

Mirjam Lauringson
Mirjam Lauringson
Turunduskonsultant / Väikefirma Turundus OÜ

Mirjam

Nordfinance Accounting OÜ on olnud meile kindlaks ning tugevaks partneriks kõigis finantsküsimustes ja võtnud sujuvalt enda hoolde ettevõtte raamatupidamise, mis lubab meil rahulikult keskenduda oma põhitegevusele, muretsemata numbrite ja aruannete pärast. Usaldusväärne, kiire ja põhjalik. Soovitame!

Silver
Silver Knäzev
Juhatuse liige / Edites OÜ

Silver

Aastatepikkune koostöö annab kinnitust teenuse heas kvaliteedis. Olen kindel soovitaja!

Jüri Tibar
Jüri Tibar
Juhatuse liige / Technodeal OÜ

Jüri Tibar

Mul on ühemehe ettevõte ehituse ja tehnika valdkonnas. Martini pakutava raamatupidamisteenusega oleme saanud oma ettevõtte finantsid korrastada ja saame tegutseda rahuliku südamega. Ehitussektoris on alati palju jooksvaid muudatusi ja kiireid otsuseid, mistõttu on oluline, et meie raamatupidaja oleks kiirelt kättesaadav ja oskaks hästi nõustada. Martin on olnud äärmiselt professionaalne ja paindlik. Saan asjad aetud lühidalt ja konkreetselt. Aitäh, et hoiad minu ettevõtte finantsasjad laitmatult korras!