Kas paberimajandus on tüütu ja võtab liiga palju aega? Kui veedad arvuti taga andmete sisestamiseks ja korraldamiseks rohkem aega kui ehitusplatsil, siis peaksid vaatama kaasaegsemate ja mugavamate lahenduste poole.

Kaasaegne ehitusettevõtte kulude juhtimise süsteem

Kui otsid enda ehitusettevõttele paremat kulude juhtimise süsteemi kui praegune Excel, siis siit tuleb konkreetne soovitus! Eestis loodud ja rahvusvaheliselt tegutsev Planyard. See muudab sinu ehitusprojekti rahade juhtimise lihtsaks ja mugavaks, sest saad kerge vaevaga jälgida eelarvet ja tegelikke kulusid. Kui mõne projekti kulud hakkavad üle eelarve minema, siis saad õigel hetkel reageerida ja teha korrektuure.

Programmis saab seadistada automaatse ostuarvete andmete edastamise kuluhaldustarkvarast (sh erinevad projekti nimetused). See tähendab, et võid unustada andmete käsitsi toksimise Excelisse, kus sisestus- või valemiviga võib karmilt kätte maksta.

Kui kasutad alltöövõtjaid, siis nendega seotud kulude jälgimine on lihtsam ja kinnitamine kiirem.

Süsteemist saad vaadata peaaegu reaalajas andmeid ettevõtte ehitusprojektide kohta ja teha paremaid juhtimisotsuseid. Ühes kohas on olemas projektide rahalise seisu ülevaade ja saad vältida  puuduliku info tõttu tehtud kehva otsust.

Erinevate projektidega seotud dokumendid on kõik ühes kohas ja kergesti leitavad. Enam ei pea erinevate kaustade vahel otsima, sest dokumendihaldus on stressivaba ja kättesaadav isegi nutitelefonist.

Meie raamatupidamise büroo ehitusettevõtjatest kliendid on selle süsteemi kasutamisel oluliselt ajaliselt võitnud. Veelgi enam on olnud oluline kulude kontrolli all hoidmise lihtsus ja kaasnev kindlustunne, et asjad liiguvad soovitud suunas. Miks nad on seda veel soovitanud? Kui konkureeriva lahenduse (Bauwise) hinnastamine soosib suuremat ettevõtet, siis Planyard on mõistlik ka tüüpilisele Eesti ehitusettevõttele, kus on kuni 10 töötajat.

Unusta paberdokumendid, tegutse digitaalselt

Kui soovid, et su ettevõte toimiks efektiivsemalt, siis võiks üks esimestest sammudest olla loobumine paberdokumentidest ja digidokumente süsteemi kasutuselevõtt. Mida see täpsemalt tähendab? Su ettevõtte töötaja ostab ehituspoes kaupa ja saab kassast dokumendi. Selle asemel, et tuua sulle paberdokument või edastada see kohmakalt e-mailiga saate kasutusele võtta mugava äpi.

Kuluhaldustarkvara äpiga (näiteks Envoice) teeb töötaja kohe dokumendist pildi ja see liigub edasi kuluhalduse, eelarvestamise ja raamatupidamise süsteemidesse. Ei mingit paberitega tegelemist!

Aga kui mõned töötaja poolt tellitud kauba arved tulevad e-mailiga? Need saad mugavalt lasta töötajal saata otse kuluhaldustarkvarasse. Seal saad ühes kohas mugavalt kõik maksmisele minevad arved kinnitada ja raamatupidaja suunab need edasi panka ülekandmisele. (Saad luua ka automaatseid kinnitusi usaldusväärsetele partneritele ja pikemaid kinnitusringe, kui projekti kuludega on seotud rohkem inimesi.)

Mõnel töötajal ei ole ettevõtte pangakaarti ja vaja on esitada kuluaruandeid? See on samuti kuluhaldustarkvaras mugavalt lahendatud. Töötaja sisestab äpist andmed ja dokumentide pildid ja juht saab need pärast lihtsasti kinnitada ja maksmisele suunata.

Milline on selge näitaja ettevõtte süsteemide vähesest efektiivsusest?

Kui ettevõtte juht sisestab ise maksmisele minevate arvete infot pangas maksekorraldusele, siis see on otsene märk, et on viimane aeg süsteeme uuendada ja oma aeg kasulikematele ülesannetele suunata. Arvete tasumise delegeerimine näiteks raamatupidajale nõuab kahtlemata suurt usaldust, aga professionaalne ja kogenud raamatupidamise partner aitab sinu ettevõttel selle protsessi õigesti üles ehitada. Võidad oluliselt tööajas ja saad selle töölõigu tehtud väiksema vaevaga!

Küberturvalisus

Lisanõuanne – siinkohal on suuremate summade puhul oluline ka küberturvalisus. Küllap oled kuulnud, kuidas küberkurjategijad häkivad meilisüsteemidesse, jälgivad ettevõtete vahelist suhtlust ja õigel ajal võtavad vestluse üle, et raha jõuaks hoopis nende kontole. Ostuarvete haldamise protsess tuleb luua nii, et hankija pangakonto muutumine arvel toob koheselt kaasa andmete muutumise kontrolli mõnda teist kanalit pidi. Kas sinu ettevõttes on selline kontrollimehhanism loodud? Kui tegutsed suuremate summadega, siis see on üks aspektidest mida arvete haldamise tegevustes tähele panna. Õige raamatupidamise partner oskab selliseid ohte ära tunda ja luua süsteemid, mis kaitsevad sinu ettevõtte raha valedesse kätesse sattumast!

Vähem vaeva, mugavam haldus, paremad tulemused

Kokkuvõttes saad kaasaegsete süsteemide kasutamisega juhina arvete haldamise korraldada vaid mõne klikiga arve kohta. Kasutame oma büroo klientidega Envoice-i kuluhaldustarkvara ja kõik, kes on seda kasutama hakanud ei ole soovinud varasema lahenduse juurde tagasi pöörduda. Miks? Sest Envoice on mugav ja hoiab kõigi aega kokku.

Miks on kaasaegsed ostudokumentide lahendused sulle veel kasulikud?

• Sul jääb rohkem aega tegeleda projektide sisulise poolega;
• Digidokumendid ja kuluhaldustarkvara tagavad täpsuse, mis annab sulle meelerahu;
• Vähem stressi, sest tüütu ja aeganõudev paberitöö on hästi kontrolli all.

Kuidas hallata puuduvate dokumentide olukorda?

Ikka juhtub, et mõni vajalik ostudokument läheb kuhugi kaduma. Kas see peaks olema ettevõtte juhi peavalu, et kord kuus käibedeklaratsiooni esitamise ajaks saaks kõik kuludokumendid kokku kogutud? Ei! Ka siin on paremaid lahendusi.

Esiteks, kui annad töötajatele kuluhaldustarkvara äpi koos juhistega, siis jääb vähem kuludokumente kadunuks.

Aga teiseks – ka see etapp tuleks vähegi suuremas ettevõttes delegeerida näiteks assistendile või raamatupidajale. Meie büroo klientide hulgas on ehitusettevõtjaid, kellega on näiteks kokkulepe, et alla 100 euroseid dokumente ei ole mõistlik “taga ajada”. (Tagasisaadav käibemaks oleks liiga väike võrreldes dokumendi kättesaamiseks kuluva aja ja teenustasuga.) 100 eurost suuremate summade puhul saadab kõigepealt büroo assistent puuduvate dokumentide nimekirja põhjal päringud hankijatele. Üldiselt tulevad vastused kiirelt ühe tööpäeva jooksul ja juhi laualt saab jälle ühe tüütu kohustuse vähemaks!

Mida peaks ehitusettevõtja teadma töötaja motiveerimise võimalustest?

Kergesti kasutatav ja minimaalse bürokraatiaga võimalus nii juhile kui ka töötajatele on maksuvabad tervisekulud, mille maksuvaba piirmäär on 400€ aastas töötaja kohta. Sobivad kulud on muuhulgas jõusaal, ujula, spordiürituste pääsmed, aga alates 2025. aastast ka hambaravi ja massaaž. Kui teema kõnetab, siis vaata lähemalt siit artiklist.

Alates 2025.a. saad töötajale maksta isikliku sõiduauto kompensatsiooni kuni 550€ (maksuvabalt!) kuu kohta. Selle kasutamiseks tuleks vormistada juurde sõidupäevik (või kasutada digitaalset varianti). See on samuti lihtne viis sõidukulusid kompenseerida ja töötaja sissetulekut tõsta ilma maksukoormust lisamata.

Kas teadsid, et võid korraldada ka mõne toitlustuse ja meelelahutusega ürituse ja see ei pea tähendama suuri erisoodustuse makse? Kui korraldad ürituse, kuhu kutsud kliente või koostööpartnereid ja samas kaasad ka töötajaid (kes täidavad üritusel ettevõtte esindaja rolli), siis on need kulud teatud piirides maksuvabad (2% brutopalkadelt + 50€/kuu, täpsema piiri ütleb sulle raamatupidaja). Samuti saad korraldada motiveerivaid (ja maksuvabasid) väljasõite koolituste läbiviimiseks (miks mitte ka välismaal).

Kokkuvõte

Kaasaegsete süsteemide kasutamine vähendab sinu vaeva ettevõtte juhina ja annab sulle selgema ülevaate ettevõtte rahaasjadest. Kui kasutad sealjuures õigete töölõikude delegeerimist raamatupidamise büroole, siis jääb rohkem aega sisulise ehituse juhtimisega seotud töö jaoks. Kui otsid enda ettevõttele asjalikku partnerit raamatupidamises, siis võta meiega ühendust!