Raamatupidamisteenust valides on kaalul rohkemat kui see, kas kõik numbrid saavad tabelis ikka õigele reale. Kaalul on ka ettevõtja meelerahu ning see, kuidas ettevõtte igapäevatöö sujub. Sobiva teenusepakkujaga saad kindel olla, et kõik ettevõtte finantsid, maksudeklaratsioonid ja aruandlus on õigel ajal ja korrektselt tehtud ning võid ise rahumeeli keskenduda äri kasvatamisele.

Kuidas aga ettevõttele sobivat raamatupidamisteenust valida? Panime kirja peamised küsimused, mille võiksid ettevõtte finantspartneri otsimisel läbi mõelda, et leida enda ettevõttele sobiv raamatupidamisteenuse pakkuja.

Alusta oma vajaduste kaardistamisest

Valiku tegemisel alusta suuremast pildist ning enda ettevõtte vajaduste kaardistamisest. On suur vahe, kas soovid lihtsalt aastaaruande koostajat või ettevõtte pikaajalist finantspartnerit.

Alustava ettevõttele on tavaliselt vaja kindlustunnet, et raamatupidamise ja maksudega on asjad korras ning vajadusel saab kõigi valdkonna küsimustega spetsialisti poole pöörduda. Kuna raamatupidamine ise on üha automatiseeritum ja numbrite sisestamist jääb järjest vähemaks, siis muutub üha tähtsamaks nõustamine, et aidata ettevõtjal teha paremaid valikuid.

Äri arenedes tulevad juurde järgmise taseme vajadused nagu võtmenäitajate jälgimine, juhtimisaruandlus ja eelarved. Kui vajadused muutuvad, tasub hinnata, kas ja kuidas olemasolev teenusepakkuja neid täita suudab ja vajadusel liikuda edasi laiema ulatusega teenusele.

Raamatupidamisteenuse pakkujate põhitüübid

• Põhitöö kõrvalt lisatulu teenijad

  Tõenäoliselt kõige odavam ja ka lihtsam variant on see, kui tegemist on sinu tuttavaga. See on sobiv variant, kui oled alustamas ja ettevõte on väike ja väheste vajadustega.

  NB! Pea meeles, et teenusepakkuja kogemus võib olla piiratud tema põhitöö valdkonnaga. Kui sinu äri hakkab kasvama, lisandub spetsiifiline valdkond (näiteks investeerimine) või vajad põhjalikumat nõustamist, siis tasub mõtlema hakata järgmiste variantide peale.

• Üksik spetsialist või väike büroo

  Siia kategooriasse kuulub enamik raamatupidamise osutajatest. Selliselt teenusepakkujalt saad personaalse ja paindliku lähenemise. See on sobiv valik enamikele Eesti ettevõtetele, kes on ise samuti väikesed kuni 10 töötajaga ettevõtted. Stabiilse ärimudeli korral võid leida endale professionaalse partneri pikkadeks aastateks.

  NB! Tasub tähele panna, kuidas on korraldatud asendamine üksiku teenusepakkuja haigestumise või puhkuse korral.

• Suurem büroo

  Suurem valik teenuseid ja kogemus erinevates tegevusvaldkondades, mis suudab kaasas käia ka muutuvate vajadustega kuni hakkad enda ettevõttesse raamatupidajat palkama. Saad spetsialistidele toetuda ka kõige keerulisemates küsimustes.

  NB! Miinuspoolena maksad kogu teenuse eest kahtlemata kõrgemat hinda ja kõikvõimalikud lisatööd arveldatakse eraldi tasuga. Samuti pead arvestama, et sõlmid lepingu bürooga ja sinu ettevõttega tegelev raamatupidaja tõenäoliselt muutub mõne aasta jooksul.

14 võtmeküsimust sobiva raamatupidamisteenuse valikul

Mida lihtsam raamatupidamine, seda laiem valik potentsiaalseid kandidaate. Kui vajadused on spetsiifilisemad, siis jääb valikut vähemaks. Alustuseks on hea läbi mõelda, mis on sinu ettevõtte jaoks raamatupidamisega seoses oluline. Vaatame lähemalt 13 kriteeriumit, mida saad erinevate raamatupidamise teenusepakkujate juures hinnata, et leida oma ettevõttele sobivaim partner.

1. Kas ootad ka kaasa mõtlemist? – Kas ootad lihtsalt numbrite sisestamist või päriselt kaasa mõtlemist ja lahenduste pakkumist? Numbrite sisestamisega saavad hakkama paljud teenusepakkujad, aga erinevus tuleb sisse nõustamises, kogemustes ja teadmistes.
2. Kas teenusepakkujal on kogemus sinu ettevõtte valdkonnas? – Igal äril on oma spetsiifika ja varasem kogemus selles vallas tuleb kindlasti kasuks. Samuti nõuab see ettevõtjalt vähem seletamist, olgu tegemist siis näiteks investeerimisega, kinnisvara, krüpto, tootmise või e-poega.
3. Kas teenusepakkujal on sobival ajal vaba tööaega? – Veendu, et teenusepakkujal on soovitud ajal kuus või nädalas vajalikus mahus vaba aega sinu teemadega tegelemiseks. Kui sinu ettevõtte jaoks oluline töölõik satub kokku teenusepakkuja hõivatud graafikuga (deklaratsioonide esitamise aeg, palgaarvestus vms), võib see tekitada soovimatuid viivitusi.
4. Millal teenusepakkuja kättesaadav on? – Väikene teenusepakkuja ei pruugi üldse tavalisel tööajal kättesaadav olla, sest viibib näiteks oma põhitöökohal. Seetõttu võib kiirete küsimustega tegelemine keeruliseks osutuda. Samuti tasub hinnata enda vajadust silmast-silma kohtumiste osas ja kas või kus teenusepakkuja on selleks valmis (kohvik või ikka privaatne koosolekuruum).
5. Milliseid suhtluskanaleid eelistad? – Enamik ettevõtteid ajab raamatupidamise asju tavaliselt e-posti teel. Kui eelistad pigem telefoni teel suhtlemist või näiteks Slacki kasutamist, tasub see enne kliendisuhte loomist läbi rääkida, et veenduda, kas see teisele poolele sobib.
6. Kas saad oma küsimustele vastused?
   • Kuidas suhtutakse sinu kõikvõimalikesse küsimustesse? Kas tunned, et saad kõik oma küsimused – ka kõige tobedamad – ära küsida ja küsimuste küsimisse suhtutakse soosivalt?
   • Kas selgitused on arusaadavad ja suhtlemisviis meeldiv?
   • Neid asju on teenusepakkuja valikul kõige lihtsam välja selgitada, sest saad selle kogemuse esimestel kordadel kohe kätte.
   • Pea meeles – ei ole rumalat küsimust, on küsimata küsimus.
7. Millised on teenusepakkuja soovitajad? – Kas teenusepakkujal on soovitajaid kodulehel või sinu tutvusringkonnas? Kõige kindlama tunde tekitab isikliku tuttava soovitus omast kogemusest, kuid jälgi, kas soovitaja ettevõte on sinu omaga piisavalt sarnane.
8. Milliseid raamatupidamisprogramme ja -süsteeme teenusepakkuja kasutab? – Kui ettevõttes on mõni programm pikalt kasutusel olnud ja ei ole huvi seda vahetada, siis on see oluline valikukriteerium. Väiksematel ettevõtetel on süsteemide vahetamine üsna lihtne, kuid mida suurem ettevõte, seda keerukamad süsteemid ja tavaliselt peab siis teenusepakkuja kohanema olemasolevate süsteemidega.
9. Milline on teenusepakkuja kvalifikatsioon ja kogemus? – Taustainfot saab eelnevalt uurida teenusepakkuja kodulehelt, aga soovitan kasutada ka nime järgi otsingut kutsekoja lehel kutsekoda.ee.
10. Kas teenusepakkuja süsteemid käivad ajaga kaasas? – Tee selgeks, milliseid tööriistu ja keskkondi teenusepakkuja kasutab. Paberivaba dokumentide edastamine ja pilvepõhine programm koos täieliku ligipääsuga ning mugav kuludokumentide edastamise programm aitavad teha su elu oluliselt mugavamaks.
11. Kas teenusepakkuja ettevõttel on punaseid lippe? – Vaata näiteks teatmik.ee keskkonnast, kas raamatupidamise teenusepakkuja enda deklaratsioonid ja aastaaruanded on ikka esitatud. Samuti tasub kontrollida avalikke maksehäirete registreid, et võimalikke probleeme ennetada.
12. Kas teenusepakkuja kasutab vastutuskindlustust? – Selle kasutamine annab kliendi lisakindluse, et kui juhtub mõni rahalist kahju kaasa toov eksimus, siis saab selle kindlustuse kaudu lahendatud.
13. Kuidas raamatupidamisteenust hinnastatakse? – Tavaliselt kasutatakse kolme hinnastamise meetodit:
    • Tunnipõhine – kõige lihtsam ja arusaadavam ja pigem sobiv ettearvamatu mahuga tööde puhul (näiteks eelmiste perioodide korrastamine või lisatööd);
    • Kirje- või kandepõhine – kõige levinum ja sõltub konkreetselt ettevõtte tegevuse mahust, mis on sinu kontrolli all;
    • Fix kuutasu – sobib stabiilse äri korral, kus tööde maht on ootuspärane;
    • Kokkulepitud valemiga (näiteks protsent kuludest) või teenusepaketid.
14. Veel küsimusi, mida võimalikult raamatupidamise teenusepakkujalt küsida:
    • Kuidas hoitakse end kursis muudatustega maksunduses ja raamatupidamise reeglites?
    • Kuidas lahendatakse küsimused, mis jäävad teenusepakkuja teadmiste ulatusest välja? (Näiteks on meie büroos maksujurist telefonikõne kaugusel, et sellised küsimused kiirelt lahendada.)
    • Palu endale selgitada mõnda maksualast küsimust, näiteks kodukontori teemal või tervisekulude maksusoodustustest.

Nipp: kuidas võrrelda hinnastamist

Hinnakirjade ülesehitus võib ettevõtjale olla segane. Võrdluspildi saamiseks küsi oma ettevõtte eelmise aasta andmete põhjal konkreetset näidishinda. Arvesta lisaks ka nõustamise vajadusega. Samuti tasub jälgida, kas hinna sees on aastaaruanne, kohtumised, statistikaaruanded, programmitasud jms ja kuidas on planeeritud hinnamuudatused tulevikus. Vähese tegevusega ettevõtte aastaaruannet on võimalik saada juba 100-200 euroga ja igakuine raamatupidamine väiksematel vähese tegevusega ettevõtetel algab 50€ juurest.

Lõpetuseks võib öelda, et kõiki aspekte ei jõua iga kandidaadi puhul läbi vaadata, kuid lõppotsuse langetamisel on kasulik, kui oled need asjad eelnevalt läbi arutanud. Nii tead paremini, milline koostöö sind ees ootab.

Loodetavasti said siit artiklist kasulikke mõtteid, mille alusel uue teenusepakkuja sobivust hinnata.

Kui vajad kogenud finantspartnerit, kes kannaks hoolt sinu ettevõtte raamatupidamise eest ja tagaks sulle meelerahu, siis oleme sinu jaoks olemas.

Martin / Nordfinance