Millal automatiseerida ettevõtte raamatupidamine?

Kiire vastus on, et veidi suurema dokumentide mahuga ettevõtetel, aga vaatame asjaolusid veidi lähemalt.

Raamatupidamine – millised on valikud?

Raamatupidamine võib olla väga erinev – klassikalisest paberil tehtavast raamatupidamisest kuni kõrgelt automatiseeritud süsteemideni. Kui oled väikeettevõte ja töötad väheste dokumentidega, võib Excel ja paber veel toimida. Kuid kui plaanid kasvada või tahad lihtsalt kaasaegsemat lahendust, tasub kaaluda digitaalseid süsteeme.

Tänapäeval on juba paljudele ettevõtetele mõeldud taskukohased lahendused, mis aitavad raamatupidamist sujuvamalt korraldada. Näiteks kui sinu ettevõte vajab vaid aastast raamatupidamist, saad hakkama vaid 10 euroga aastas (eeldab, et ettevõttel on vajalik nö kord aastas raamatupidamine). Kui vajad igakuist aruandlust, võib hind tõusta 10 euroni kuus (võta meiega ühendust, kui tahad teada, kuidas saab nii soodsalt). Selline lahendus sobib suurepäraselt väikestele ettevõtetele, kes pole veel käibemaksukohustuslased.

Millal on aeg minna üle automatiseeritud lahendusele?

Kui sinu ettevõttes tekib iga kuu vähemalt 50 arvet, on esimene samm dokumentide digiteerimise süsteemide kasutuselevõtt. Sellega väldid andmesisestuse tüütut ja aeganõudvat protsessi, sest tekstide tuvastusprogramm teeb suure töö sinu eest ära. Raamatupidaja vaatab andmed üle, kinnitab arved ja aktsepteerib need raamatupidamise programmi.

Oluline on märkida, et kui su ettevõtte dokumentide maht on juba selline, et ise ei jaksa enam maksete infot panka sisestada, võiks raamatupidaja selle töö enda peale võtta. Nii saab raamatupidamissüsteem maksed automaatselt panka suunata ja ettevõtja peab vaid kinnitama. Kahjuks on veel palju ettevõtteid, kus makseid haldatakse käsitsi, mis muudab protsessi ajakulukaks ja ebatõhusaks.

E-arvete kasutamise võimalus

Kui dokumentide maht on piisavalt suur, tasub kaaluda ka e-arvete kasutamise võimalust. See lahendus kiirendab ja lihtsustab dokumentide liikumist. Kujuta ette, et oled ehitusettevõtja ja ostad tööriistu Makita poest. Küsid arvet oma ettevõtte nimele ja kui nende süsteem on ühendatud Äriregistriga, saadetakse e-arve otse sinu raamatupidamissüsteemi. Jääb vaid see kinnitada ja suunata maksmisele. Selline lahendus välistab ka dokumentide kadumise riski, sest kõik kuludokumendid liiguvad digitaalselt ja on alati süsteemis kättesaadavad.

Üks võimalikest automatiseeritud lahendustest: Envoice + Smartaccounts

Meie kliendid eelistavad sageli Envoice + Smartaccounts lahendust. Envoice võimaldab e-arvete vastuvõtmist ja vajadusel kinnitusringide loomist kuludokumentidele. Näiteks kui töötaja tellib ehitusmaterjale, saab projektijuht kinnitada arve enne, kui raamatupidaja selle aktsepteerib.

Kui kuludokument on algselt paberkujul, saab selle digiteerida Envoice lihtsa ja kasutajasõbraliku äpi abil. Teed lihtsalt pildi arvest ja see saadetakse otse Envoice süsteemi, kus raamatupidaja saab selle üle vaadata ja kinnitada. Envoice abil saab mugavalt suunata ka ostuarved tasumisele.

Envoice’i kinnitusringi saab mugavalt kasutada ka ostuarvete tasumisele suunamiseks. Raamatupidaja lisab kõik ostudokumendid Envoice’i, kus ettevõtja saab endale sobivalt kuludokumendid kinnitada ningsiis saab raamatupidaja kinnitatud dokumentide alusel maksed panga suunata.

Miks valida Envoice pangas ülekannete kinnitamise asemel?

Envoice keskkonnas on kuludokumendid alati kergesti kättesaadavad ja neid saab vaadata otse programmi kaudu. Lisaks võimaldab programm luua kinnitusringe, mis on kasulik, kui arveid peab kinnitama mitu inimest. Nii väldid vajadust eraldi dokumente saata ja kinnitada, kõik toimub ühes süsteemis.

Protsess e-arve puhul näeb välja selline:

Ost poes
E-arve liigub automaatselt ettevõtte Envoice keskkonda
Ettevõtja kinnitab kulu
Raamatupidaja aktsepteerib selle ja suunab makse panka

Protsess paberarve puhul on veidi pikem, kuid siiski efektiivne:

Ost poes
Dokumendi pildistamine äpiga
Pilt liigub Envoice keskkonda, kus see digitaliseeritakse
Ettevõtja kinnitab kulu
Raamatupidaja aktsepteerib selle ja suunab makse panka

Kas raamatupidamise automatiseerimine on sinu ettevõttele sobiv?

Kui sinu ettevõttes on igakuiselt palju arveid ja dokumente, võib automatiseeritud raamatupidamine olla just see, mis aitab tööd lihtsustada ja efektiivsemalt hallata. Raamatupidamissüsteemide kasutuselevõtt ei pea olema keeruline, ja kui vajad abi, oleme alati valmis aitama. Automatiseeritud lahendused säästavad aega ja annavad sulle kindlustunde, et kõik arved ja maksed liiguvad õigel ajal ja täpselt.

Kui tahad oma ettevõtte raamatupidamissüsteemi kaasaegsemaks muuta ja lisada mugavust, siis võta meiega julgesti ühendust – aitame sul leida parimad lahendused ja süsteemid, mis sobivad just sinu ettevõtte vajadustega!