Raamatupidamine on väikeettevõtjate seas sageli kuum teema. Alguses võib tunduda, et ise raamatupidamisega tegelemine on odavam ja kiirem lahendus. Kuid kui ettevõte kasvab ja tehingute hulk suureneb, võivad tekkida komplikatsioonid, mis vajavad professionaali silma ja kätt. Niisiis, millal on mõistlik ise raamatupidamist teha ja millal oleks parem usaldada see töö spetsialistile? Toon mõned praktilised näited.

Raamatupidamine väikeettevõtetele ei ole keerukas, kuid alguses on vaja võtta aega põhitõdede omandamiseks koolitusel või nõustaja abiga. Lihtsamalt saab asjaga ise pihta hakata, kui kogenud raamatupidaja teeb ära esimesed seadistamised ja kajastab ära olulisemad regulaarsed tehingud (ost, müük, laekumised, tasumised, palk jne). Selle põhjal on isetegijal palju lihtsam edasi minna, sest alati saab “spikerdada” juba tehtud tehingute kannetest.

Millal ei ole mõistlik raamatupidamist ise teha?

Raamatupidamise isetegemine võib esialgu tunduda lihtne, kuid on olukordi, kus tasub mõelda teenusepakkuja palkamisele.

1. Kui oled orienteeritud ettevõtte kasvule

Kui sa tahad keskenduda oma ettevõtte arendamisele, turundusele ja müügile, siis võib raamatupidamisega tegelemine võtta liiga palju väärtuslikku aega. Mõtle korraks – kui sa pühendad 2-3 tundi kuus raamatupidamisele, võiksid selle aja hoopis müügitegevusse suunata ja võib-olla mitmesaja euro võrra tulu suurendada. Kui raamatupidamine tekitab sulle rohkem peavalu kui rõõmu, siis võib olla õige hetk teenusepakkujaga koostööd alustada.

2. Kui ettevõtte on kasvanud suureks

Kas sul on e-pood või tegeled sa aktiivselt suure hulga tehingutega? Kui su ettevõtte maht on suurenenud ja sa oled kasvatanud oma meeskonda, siis pole tõenäoliselt mõtet raisata oma aega raamatupidamisele. Su energia ja fookus peaks olema ettevõtte juhtimisel ja arendamisel. Kasvava äri puhul võib raamatupidamine muutuda koormavaks ja teenuse sisseostmine säästab nii aega kui närve.

3. Kui raamatupidamine muutub keeruliseks

Raamatupidamine on palju rohkem kui lihtsalt numbrite kokku löömine. Kui hakkad tundma, et teemad lähevad keerulisemaks ja nõuavad põhjalikumat erialateadmist, siis tasub kaaluda spetsialisti palkamist. Erinevate seaduste ja maksureeglite järgimine võib olla aeganõudev ja keeruline, ning iga väiksem viga võib kalliks maksma minna.

4. Kui liiguvad suured summad

Mida suuremad on ettevõttes liigutatavad summad, seda suurem on oht vigade tekkeks. Kui raamatupidamise oskused jäävad keskmiseks, võivad maksudeklaratsioonid valesti vormistatud olla. Maksuamet võib kontrollida kuni kolme aasta taguseid tehinguid ja kui ilmneb tahtlik maksude maksmata jätmine, siis võib uurimine ulatuda kuni viie aasta tagustesse dokumentidesse. Vigade parandamine võib olla väga kallis, sest varasemate perioodide parandamisel arvestatakse lisatud maksusummalt ka intress 21,9% aastas.

Kliendilood – reaalsed näited

Tihti aitab teiste kogemustest õppimine paremini mõista, miks on mõistlik raamatupidamine jätta professionaalidele. Toome välja kolm näidet päris klientide juhtumitest.

Juhtum 1: keerukus tõi kaasa lisakulusid

Johann on IT-spetsialist, kes pakub teenust oma ettevõtte alt ja maksab endale ka regulaarselt palka. Kuid ta ei olnud teadlik minimaalsest sotsiaalmaksu kohustusest (tema olukord ei kuulunud erandite hulka). Lisaks tekkisid probleemid dividendide maksmisel, kus vale maksustamine tõi kaasa hiljem parandades maksudele lisatud intressi ja intressilt arvestatud tulumaksu. Kui Johann oleks algusest peale oma raamatupidamise spetsialistile usaldanud, oleks ta vältinud need kulukad vead ja säästnud enda jaoks oluliselt aega ja raha.

Juhtum 2: hilinemine maksudeklaratsioonide esitamisel

Markus, vabakutseline IT-valdkonnas, oli tihedalt seotud pikaajalise projektiga, mis võttis kogu tema ajaressursi. Raamatupidamisele jäi tähelepanu väheks ja ta esitas käibedeklaratsioone korra paari kuu tagant. IT-s võib vabakutselise kuu töö eest esitatav arve kergesti ka üle 10 000 euro ulatuda ja tasumisele kuuluv käibemaks 2000 eurot juurde. Kuna projektipartneriga oli leping sõlmitud, siis ei pidanud Markus ettevõtte puhast mainet avalikus registris väga oluliseks ja lasi murevabalt deklaratsioonidel hilineda. Hilinemise tõttu tekkinud intressid ja maksud oleksid aga katnud üle pooleaastase raamatupidamise teenustasu. Kui Markus lõpuks otsustas teenusepakkuja palkamise kasuks, selgus, et ta oleks sellega juba ammu pidanud tegelema. Meie kliendina mahub tema ettevõtte raamatupidamine hõlpsalt miinimum kuutasu piiridesse ja nüüd on ta mureks ainult dokumentide õigeaegne edastamine ning muu eest hoolitseme meie.

Juhtum 3: arvesse võtmata ostudokumendid tõid kaasa kahjud

Märt tegeles kinnisvaraarendusega ja arvestas, et arendusega seotud ostudelt sisendkäibemaksu tagasiküsimine on lihtne protsess. Ta ettevõte on käibemaksukohustuslane. Kuid kuna ta hoidis oma dokumente laiali Dropboxis ja polnud süsteemset raamatupidamisprogrammi, jäid mõned ostuarved arvestusest välja. Kui lõpuks spetsialist tema dokumente üle vaatas, leiti mitmeid puuduvaid dokumente ja müügiarveid, mis vajasid parandamist. Lõppkokkuvõttes oli tal maksukohustus suurusjärgus 2000 eurot, kuid samas puudunud ostuarvete lisamisest tekkis sisendkäibemaksu tagasiküsimise õigus 8000 euro ulatuses. See juhtum näitab, kui oluline on kõikide dokumentide korrektne haldamine ning spetsialisti kaasamine.

Kuidas edasi tegutseda?

Kui tunned, et raamatupidamine on muutumas sinu jaoks liiga keeruliseks ja aeganõudvaks, võib olla õige aeg teenusepakkuja poole pöörduda. Meie tiim aitab sul süsteemid korda seada ja vältida võimalikke kulukaid vigu. Võta meiega ühendust ja vaatame koos üle, kuidas saaksime sinu ettevõtte raamatupidamise paremini toimima panna.

Säästa aega, väldi stressi ja keskendu oma äri kasvatamisele – jäta raamatupidamine professionaalide hooleks!

Martin /Nordfinance