Kui investeerimisettevõtte varade maht ületab 3 miljoni euro piiri (alates 01.01.2024), tuleb läbi viia raamatupidamise aastaaruande ülevaatus. See on auditist lihtsam ja vähem mahukas kontrolliprotsess, kuid siiski oluline ja kohustuslik. Ettevõtte auditi kohustust mõjutavad kolm näitajat: müügitulu, varade maht ja töötajate arv. Enamikel investeerimisettevõtetel ei ole piirmäärani ulatuvat käivet ega ka töötajate arvu, seega on oluline jälgida varade mahtu.

Järgnevalt selgitame, kuidas ülevaatuseks valmistuda, kui palju see aega võtab, mida audiitor täpselt küsib ning milliste kuludega arvestada.

Millal hakata ülevaatuseks või auditiks valmistuma?

Auditeerimise ja ülevaatuse protsess on tihtipeale aeganõudev ja toob kaasa märkimisväärseid kulusid. Kui ülevaatuse või auditi kohustus on selgunud, siis hakka esimesel võimalusel audiitorteenuse pakkujat otsima. Sageli on audiitoritel töögraafik üsna täis ja sobivat partnerit võib olla keeruline leida.

Näpunäide: Väiksemate teenusepakkujate hulgast valimisel uuri kindlasti ajalise võimekuse kohta. Pea kinni kokkulepitud andmete esitamise tähtaegadest, et tagada sujuv koostöö ja aruande soovitud ajal valmimine. Hilinemine võib põhjustada töö edasilükkamise audiitori tööplaanis ja aastaaruande esitamine võib seetõttu jääda väljaspoole esitamise tähtaega.

“Harvad ei ole olnud juhtumid, kus audiitor on näiteks esimesel koostöö aastal valmis uue kliendi võtma vastu alles septembris, sest aastaaruannete esitamise tähtajani (kuni 30.06) on vaba tööaeg juba broneeritud,” selgitab NordFinance tegevjuht Martin Esinurm.

Milliseid dokumente küsitakse ja kui kaua protsess aega võtab?

Üksikettevõtjast investori osaühingu ülevaatuse teostamiseks vajalike dokumentide hankimine, edastamine ja suhtlus raamatupidaja ning audiitoriga võib omaniku jaoks võtta tavalise tegevusmahu puhul umbes 10-20 töötundi. Sama palju aega võib töö teostamiseks kuluda ka audiitoril koos assistendiga ja lisaks ka raamatupidajal. Töö jaguneb tihti 1-2 kuu peale sõltuvalt osaliste aktiivsusest.

Pärast auditi lepingu sõlmimist hakkab sisuline töö esimese dokumentide paki koostamise ja edastamisega. Järgnevad lisapäringud audiitorilt nõuavad lisadokumentide esitamist ja küsimustele vastamist. Allpool on näidisloetelu olulisematest dokumentidest:

Raamatupidaja tööülesanded:

• Bilanss
• Kasumiaruanne (aasta ja kuude lõikes)
• Käibeandmik
• Panga väljavõte 31.12 seisuga ja aastaaruande perioodi lõppemisest kuni auditi tegemiseni
• Detailne info börsil kaubeldavate finantsinvesteeringute osas
• Antud laenude saldokinnitused
• Põhivara nimekiri ja inventuur
• Hankijate väljavõtted ja saldod
• Palgaarvestuse dokumendid
• Maksuametis deklareeritud andmed välismaale makstud dividendide tulumaksu kohta
• Maksusaldode väljavõte
• Seotud osapoolte vahelised tehingud (ost, müük, laenud, intressid jne)

Omaniku ülesanded:

• Investeerimiskeskkondade väljavõtted (näiteks IB, Funderbeam, Lightyear, Mintos)
• Laenulepingud
• Tütarettevõtete aruanded
• Juhtkonna otsus muude finantsinvesteeringute väärtuse hindamise kohta
• Investeerimislepingud VC fondidega
• Omakapitali muutustega seotud dokumendid
• Seotud osapoolte nimekiri
• Bilansipäevajärgsed sündmused
• Tegevuse jätkuvuse küsimustik

Milliste kuludega tuleks arvestada?

Audiitorteenuste tasud olenevad muuhulgas investeeringute keerukusest ja hulgast, mille alusel tehakse audiitorbüroost pakkumine.

Järgnevalt on toodud mõned lihtsamad ja keerukamad investeeringute näited:

• lihtsad börsiaktsiad või -fondid näiteks IB-s või Lightyear-is
• veidi keerukamad osalused Eesti või välismaa ettevõtetes
• spetsiifilisemate tingimustega lepingud investeerimiseks start-up-idesse
• konverteeritavad laenud
• investeerimisfondidesse investeerimise eripärad (commitment, drawn, TVPI)

Audiitor hindab enda ja assistendi töömahtu ja arvestab seejärel büroo tunnitasuga. “Võrdle kindlasti mitme erineva büroo pakkumisi, sest väikeettevõtjast audiitori pakkumine võib olla isegi kuni kaks korda madalam kui tuntud nimega bürool. See juhtus ühe meie kliendiga, kus arvestatava investeeringute mitmekesisusega investor sai pakkumised ligi 4000€ ja 8000€,” jagab kogemusi Martin Esinurm.

Lisaks kaasneb auditi või ülevaatusega ka raamatupidamise teenusepakkuja tasu, mis tavaliselt põhineb tunnitasul (näiteks 20h * tunnitasu) või kokkuleppelisel summal.

Kuidas valida teenusepakkujat?

Audiitorteenuse partneri valikul on oluline varasem kogemus investeerimise valdkonnas ja üksteise mõistmine. Küsige soovitusi tuttavatelt investoritelt ja enda raamatupidajalt – hea koostööpartner on suur väärtus!

Näide: meie kliendiportfellis on iga-aastase ülevaatuse kohustusega sihtasutus, kellega oleme töötanud viie erineva audiitorteenuse pakkujaga. Ühel juhul oli suhtlus väga meeldiv ning dokumentide vahetus väga mugav, kuid hinnatõus sundis koostööd lõpetama. Teise audiitoriga võttis samas mahus aruande tegemine 5x rohkem aega, sest palju selgitada ja arutleda sobiva raamatupidamises kajastamise viisi osas. Seekord hinna poolest vastuvõetav, kuid koostöö mõttes ebasobiv partner vajas jälle vahetamist. Loodetavasti leitakse järgmise katsega organisatsioonile sobiv teenusepakkuja.

Soovitused esmakordselt ülevaatust või auditit läbivale ettevõtjale

• Hoia ettevõtte raamatupidamine jooksvalt korras ja ajakohasena.
• Vormista tehingute juurde vajalikud lepingud ja muud dokumendid, jaga neid raamatupidajaga.
• Loo süsteem dokumentide haldamiseks, et kõik vajalik oleks õigel ajal olemas.
• Selgita raamatupidajale olulisemate tehingute sisu igakuiselt mõne lausega.
• Ole tähelepanelik seotud osapooltega tehtud tehingutes, et vältida maksuriske.
• Planeeri auditiks aega.
• Ole valmis vastama audiitori täiendavatele küsimustele ja arvesta audiitori tagasisidega järgmiseks korraks, et protsess oleks kõigi jaoks sujuvam.

Kuidas edasi?

Kui vajad professionaalset abi investeerimisettevõtte auditiks või ülevaatuseks valmistumisel, võta meiega julgelt ühendust! NordFinance-i raamatupidamise spetsialistid tunnevad investeerimistegevuse nüansse ja aitavad sind kogu protsessi vältel – audiitori leidmisest kuni aastaaruande esitamiseni.