Probeem: Üksikettevõtja, kellel on mitu kinnisvaraarendusega seotud ettevõtet, seisis silmitsi keeruka maksuarvestuse ja dokumentide haldamise probleemidega, mis põhjustasid vigu ja rahalisi kaotusi.

Lahendus: NordFinance aitas juurutada SmartAccountsi ja Envoice programme, et viia raamatupidamine paberivabaks ja süsteemselt hallatavaks.

Tulemus: Paranduste ja professionaalse nõustamise tulemusena sai klient tagasi küsida €8000 sisendkäibemaksu, säästis märkimisväärselt aega ja tagas ka raamatupidamise korrektsuse.

Õppetund: Kui ettevõtte mahud kasvavad, võib olla vajalik vajalik spetsialisti kaasamine ja kaasaegsete lahenduste kasutuselevõtt.

Kasvava ettevõtte jaoks muutuvad finantsküsimused üha keerukamaks. Kinnisvaraarendusega tegelev üksikettevõtja avastas, et iseseisev raamatupidamine ja käsitsi dokumentide haldamine loovad korduvaid probleeme ja suurendavad maksuvigade riski, põhjustades olulisi rahalisi kaotusi. Seetõttu tekkis vajadus professionaalse lahenduse järele, mis tagaks selge ja korrastatud raamatupidamissüsteemi.

Väljakutsed enne koostööd:

Süsteemsuse puudumine:

• Ettevõtja tegi raamatupidamist käsitsi Excelis, kuna puudus oskus, järjepidevus või aeg kasutada kaasaegseid raamatupidamisprogramme.
• Igakuised ostuarved ja käibemaksu arvutused tehti manuaalselt, mis suurendas vigade võimalust.
• Puudulik dokumentide haldamine tähendas, et mõningad ostuarved jäid deklareerimata, kuna ettevõtja ei teadnud, et kui dokument tuleb hiljem välja, siis saab ka sisendkäibemaksu järgmistel kuudel tagasi küsida.

Dokumentide haldamise probleemid:

• Arvete ja tšekkide hoiustamine oli juhuslik – taskus, rahakotis või teiste dokumentide hulgas – mistõttu vajalikud dokumendid ei olnud deklaratsiooni esitamisel käepärast.
• Sularaha või isikliku pangakaardiga tehingud ununesid, kuna need ei kajastunud ettevõtte pangakonto väljavõttel.

Kokkuvõttes kasvavate mahtude ja keerukama maksuarvestuse korral ei toiminud enam ettevõtja olemasolevad süsteemid soovitud viisil ning vajati asjakohast raamatupidamisteenust ja suuremat süsteemsust.

Lahendus:

Ettevõtja leidis NordFinance’i SmartAccounts partnerite nimekirjast. Esialgu oli eesmärgiks raamatupidamisprogrammi seadistamine ja abi aastaaruande koostaminel, et ettevõtja saaks jätkata raamatupidamisega iseseisvalt. Lõplikult raamatupidaja kaasamise kasuks otsustama ajendas siiski süvenev hirm, et suurenevate mahtude ja summade juures võib teadmatusest tekkida mõni oluline viga, mille hilisem parandamine võib osutuda kulukaks.

1 . SmartAccountsi kasutuselevõtt:

• • Esimese sammuna rakendati SmartAccountsi raamatupidamisprogrammi. Kuigi klient oli varasemalt programmi katsetanud, jäi puudu järjekindlusest ja motivatsioonist regulaarseks andmete sisestuseks, mistõttu oli vaja süsteemi tugevdada.

2. Varasemate perioodide deklaratsioonide kontroll ja optimeerimine:

• • Kontrollides varasemate perioodide deklaratsioone leiti võimalus optimeerida maksukohustusi. Kuigi müügiarvete parandamine tõi kaasa ligikaudu 2000-eurose täiendava maksukohustuse, võimaldas puuduolevate ostuarvete lisamine tagasi küsida ligi 8000 euro ulatuses sisendkäibemaksu.

3. SmartAccounts + Envoice lahenduse kasutuselevõtt:

• • Kolmanda sammuna võeti liidestati SmartAccountsiga ka Envoice süsteem, mis aitas mugavalt hallata kuludokumente ja muuta nende digiteerimise oluliselt sujuvamaks. Envoice mobiiliäpp võimaldas kiiresti ja mugavalt digiteerida tšekke, asendades aeglase ja kaootilise Dropboxi ja paberarvete hoidmise süsteemi.

Tulemus ja kasu:

1. Finantsiline kasu

• • Paranduste tulemusel oli võimalik tagasi küsida 8000€ ulatuses sisendkäibemaksu, mis näitas, kui oluline on korrektne dokumentide haldamine ja spetsialisti kaasamine.

2. Ajasääst ja meelerahu:

• • Uuendatud raamatupidamissüsteem vähendas oluliselt igapäevast ajakulu ning andis ettevõtjale kindlustunde, et maksuarvestus on korrektselt hallatud.

3. Edasine usaldus ja koostöö:

• • Pärast edukat koostööd ettevõtja ühe ettevõttega on omanik toonud NordFinance’i portfelli veel kaks oma ettevõtet, mis kinnitab rahulolu süsteemi ja teenusega.

Mida teised ettevõtjad sellest loost õppida saavad?

Kui ettevõtte mahud ja maksuarvestus muutuvad keerukamaks, on oluline kaaluda professionaalse raamatupidamise spetsialisti kaasamist. Õigesti hallatud raamatupidamine ei tähenda ainult maksude maksmist, vaid ka võimalust neid optimeerida ja seaduslikult sisendkäibemaksu tagasi küsida ja selle tulemusena potentsiaalselt parandada ettevõtte tulemusi. Kaasaegsete lahenduste kasutuselevõtt säästab aega ning vähendab vigade ja stressi tekkimise olukordi.

Võta ühendust

Kas leidsid siin loos enda väljakutsetega sarnasusi? Broneeri meiega tasuta nõustamine ja leiame sinuga ühiselt parima lahenduse, mis aitab tagada sinu ettevõtte jaoks korrektse ja kuluefektiivse raamatupidamise.